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營隊規劃與管理
■前言
營隊，說穿了是聚集一群人，一群工作人員和一群參與的伙伴，在有限的時間、經費與資源的情況下，能夠得到最大的滿足感與成就感，並藉由營隊活動的參與得到許多平日不易獲得的經驗、人際關係與知識。而要達到人人快樂、個個滿足的目的並不容易，所以就需要對營隊的內容加以規劃，使營隊的各項活動在有限的時間發揮最大的功能。而營隊不外包含了活動主要內容、經費的控制、人員的責任分配、參與對象的來源與數量、時間流程的安排、活動場地的規劃、各項資源物品的齊備....等等，所以，規劃一個營隊並不容易，而一個成功的營隊更是需要詳加的安排，尤其安全的考量是絕對不容忽視的課題。
■活動規劃之原則
確立營隊目的、主題、形式、特色、對象、日期、地點；
確定工作人員，有效的運用組織；
長期、充足的籌備時間；
工作人員要有應變方案，應付突發狀況；
場地、單位、機關的勘查、接洽、聯絡與配合；
有效、具特色的宣傳及招生；
人員安全及責任歸屬；
盡量創新，多嘗試；
■營隊活動的三大階段
籌備階段：營隊企畫、責任分配、活動演練、場地勘查與接洽、器材租借、長官或講師之聯絡、宣傳與招生等；
執行階段：活動帶領與企畫執行；
檢討階段：事後檢討、致感謝函、器材的清理與歸還、資料整理、經費結算、製作活動記錄；
■營隊籌備與執行之責任分組
活動中的編組不同於社團中之編組，通常每次活動之編組都有不同，主要目的除了讓每位幹部在各個活動中，能學習本身社團職務以外的技能與經驗之外，也不外乎要讓營隊的每項工作均能有人負責，不致發生有事情卻沒人做的情形。所以，相對的營隊活動中的各項職務與工作，每位幹部都會有機會擔任與學習。以下所列之組別分配與各項執掌，可依工作團隊之習慣與人數加以彈性變化，或於營隊執行期間加以重新任務編組，但營隊中的各項工作均不脫離下列所述各項，不論如何編組、變化，務必要使各項工作均有人負責，每個人也都有其固定負責的工作項目。
〔活動所需組別〕
執行長、值星官、活動組（長）、總務組（長）、生輔組（長）、美工組（長），並依情況所需設機動組。
〔特殊編組〕
先鋒探勘人員，其中必須包含：
執行長、活動長(活動組)、或公關組等，其成員由幹部群中選出。並在二籌前完成場地接洽、探勘，並在二籌時提出探勘報告。
△總召集人（總召、執行長）：
營隊總負責人，統籌、策劃各項營隊事物與活動；
掌握營隊籌備進度，負責協調、監督各組工作；
主持場堪、籌備會議、會報、檢討會；
活動宣傳策略之擬定與執行；
整個活動流程之設計、活動方向的確立、課程的安排；
△活動組：
整體活動之設計與單元活動之執行，活動期間氣氛之掌握；
活動長負責籌備期間主持各項活動會報與排演；
△生輔組：
負責活動中小隊之帶領，並掌握學員的情緒反應及建議；
學員之保險與醫療，注意學員活動之安全；
急救藥品之準備、學員緊急狀況之處理；
報名簡章（表）、收據、學員名冊之製作；
學員報名手續、意外險之辦理；
擬定各餐菜單，並聯絡菜商負責運送，解決所有有關食物之問題；
△值星官：
營隊籌備期間屬於生輔組；
活動期間確實掌握人員人數及動向；
掌控活動時間、流程及活動中各單位人員之安全；
隨時向執行長（總召）報告人員動向與營隊狀況；
△公關組：
負責聯絡與安排各項課程之授課講師；
師長、學長姐之聯絡活動、公關信（邀請）函、之製作與寄發；
活動現場師長、講師與學長姐之招待工作；
活動期間之各項命令、決策、緊急事件之聯絡、協調；
活動場地、交通工具之接洽或租賃；
△總務組：
整合營隊所需之各項經費、器材、教具、海報之清單；
營隊各項器材之清點、購買、保養、發放、租賃；
活動場地之建設、場地電源、器材、海報、教具之準備；
營隊活動經費之預估、申請、收取、支付，並製作活動經費收支記錄表；
△美工組：
籌備期間各類海報、教具、活動手冊、學員手冊、所有人員名牌之製作；
活動期間視情況編入其他組；
■活動場地的勘查要點
活動是否能夠順利舉辦，事前場地的勘查是相當重要的，如果能夠尋得恰當的場地，並且熟悉場地的環境，如此在活動的過程中運用起來將會事半功倍。而以下所列的勘查要點，可根據各個活動場地的特性加以斟酌考量。但不論如何，瞭解場地、熟悉場地將是活動成敗的重要因素。
—確定場地管理單位、管理人員、事故聯絡方式、場地使用規則
—索取或繪製活動場地、周邊道路、鄰近醫療單位平面圖
—場地租用計價方式是否合理
—場地周邊交通便利性、路況、特殊景點
—活動期間場地租用情形、鄰近場地租用單位與使用情形
—有無特殊、危險區域、活動場地之安全性
—炊事區是否有充足的水源
—營地排水是否良好、地面是否平整
—營火場夠不夠大、有無提供營火柴
—有無室內場地、位置、租借方式、容量、供電情形
—醫療設施或器具、最近的醫療診所地址、電話、負責人
—營本部、營地入口、活動場地、廁所或浴室相對位置
—場地所有水源、電源、燈光、飲水設備位置
—管理單位是否有特殊事項需要注意或配合
—有無供應部、臨時採購便利性、供應用品種類是否豐富
—氣候變化如何、日夜溫差多少
—盥洗熱水供應情形、設備如何、數量是否符合需求
■流程設計流程的技巧
—了解活動主題、性質、參加對象、人數等
—確定時間、活動天數、幹部名單
—先擬出大概的骨架、重點教學內容、活動、目標與特色，再排出大概流程
—流程表上必須注明時間、名稱、負責人、器材、主要工作、地點、備註等
—動態、靜態的活動要錯開，尤其教學課程不要排在劇烈活動之後，否則會大大降低課程效果，影響教學品質
—以小型團康或遊戲來連接課程，如此可紓解緊張氣氛，增加學員參予度
—時間的排定要妥當，估計時間要準確，活動中要照流程所排定的時間執行，否則流程排了根本沒用
—人員的運用與排定要注意，不要同一時段內指派一個人做一件以上的工作
—站在學員的角度替他們想一想，這流程適不適合？節目會不會太緊？休息時間夠不夠？等等問題
—整個活動所有的工作最好能平均分配給每個幹部，不要讓某些人負荷太重，也不要使有些人遊手好閒沒有事做
—每個時段中事情要交代清楚，盡量不要讓人產生疑惑
—充份與其他幹部溝通、討論，不要獨自一人把流程排定，否則流程公佈後會修改的很多
—考慮每個人的能力、職務、專長排給工作
—休息時間不要太長，不要有冷場
—活動期間可排定一些競賽，如生活競賽、幹部票選等，並在結業式時宣布其結果，讓學員有競爭心理，如此較好管理。
—多請教有經驗的人，多參考別人的意見
■活動籌辦流程
社團營隊活動必須在活動日期前一個月以上展開規劃與籌備的工作，在每個活動前必須開三次以上的籌備會，視情況而增加，但最好不要超過五次。在活動出發之前必須由執行長或其相關幹部召開行前會議。在籌備期間也由各組組長（如：活動長、公關長．．．）召開小組會議，以減少開籌備會的時間。在活動結束後，執行長必須召開檢討會，並確實督導各項活動善後工作。
△活動流程圖
（見附錄一）
△會議內容
總籌備會：
〔形式〕
由執行長召開，全部幹部一率參予。
〔會議大綱〕
討論活動目標、形式、天數、時間、地點與預期達到的效果。
確定活動工作人員與人數。
活動大概內容與方向。
執行長報告一籌之前所應完成事項：
執行長：製作活動企畫書與時程表、確定工作人員名單與任務編組
第一次籌備會：
〔形式〕
由執行長召開，全部幹部一率參予。
〔會議大綱〕
執行長完成企畫書發給幹部並報告人員之編制，及幹部總人數。
討論內容必須確定：活動名稱、宗旨、日期、天數、地點、對象、活動性質，預估招收學員人數及活動費用。
執行長提出招生之行動
執行長報告活動時程表與二籌之前所應完成事項：
活動組：初步流程、場地的勘察及接洽
美工組：宣傳海報及宣傳報名單、學員手冊之初稿
總務組：基本器材清單、經費預估、器材接洽及交通問題
第二次籌備會：
〔形式〕
由執行長召開，各組組長必須參加，其他人員也要出席。
〔會議大綱〕
各組組長提出工作進度及決定事項之報告。
再次確定活動時間、地點、人數及活動費用。
執行長報告招生狀況。
討論初步流程。
執行長報告三籌之前所應完成事項：
活動組：細步流程、企畫雨天備案
美工組：學員手冊、名牌、教具及活動所需之海報
總務組：所有之器材清單、工作流程
生輔組：各餐之菜單
第三次籌備會：
〔形式〕
由執行長召開，參加此活動之幹部必須出席。
〔會議大綱〕
各組組長提出工作及決定事項之報告
確定活動參與人數，開出學員、幹部名單
解決突發狀況，如場地、器材、天候等問題
討論細步流程，做最後修改
選出先先鋒駐站人員
辦理旅遊平安保險
決定行前會議時間、地點
活動排練，劇場排演
器材、海報、教具等清點
行前會議：
〔形式〕
由執行長召開，參加此活動之幹部必須出席。
〔會議大綱〕
解決突發狀況
清點、準備活動器材
派遣先鋒註站
提醒活動注意相關事項、要求目標與工作人員守則
活動檢討會：
〔形式〕
由執行長召開，參加此活動之幹部必須出席。
〔會議大綱〕
按照流程各組提出此次活動所有的缺失，注意！對事不對人提出改進方針
結算活動經費
製作感謝函感謝協助單位或人員
■活動的籌備與執行
活動的發起
當團體或個人有意念要舉辦活動之時，由發起人做初步的資料蒐集，判定活動舉辦目的、性質、對象、大概時間、經費等，也就是活動的最初計畫，並衡量自己或團體的能力是否籌辦活動，開始尋找適當幹部人選及籌備人員。
資料蒐集
舉辦一個活動所牽涉到的因素非常多，例如：交通、地點、經費、飲食等等，這些資訊（料）的蒐集並非一人、一時、一地所能完成，這都必須靠所有幹部的努力及之前學長姐所留下來的資料蒐集而來，所以每位幹部都應隨時注意一些旅遊資訊，在日常生活中注意哪裡有適合辦活動的場地，到了某一個地區遊玩時，隨手蒐集當地的旅遊資訊，例如簡介、平面圖、交通時刻表、管理處、地址、電話、住宿條件、飲食等，並將其併入社團資料，以供往後舉辦活動之參考，而當活動要舉辦時，更需蒐集有關這次活動之資料，並派遣人員至活動地點做勘查，勘查活動需於二籌前完成，勘查人員最好包含流程設計人，以便利流程之設計。
活動籌備人員
當開完一籌後所選出之幹部即為活動之籌備人員，且通常也為活動之執行人員。在開第一次籌備會時投票表決選出執行長、活動長、總務長、生輔長、值星官及各組組長及組員，並由執行長宣布及分配其責任、工作、工作進度等事項，開始針對各組職務討論，執行長也需確定主要流程設計人及場地接洽人員，先鋒駐站人員則於三籌後確定。每位幹部在活動的每個階段都必須自行定工作進度表，訂定自己所要完成的工作時間、日期以及蒐集相關資料，在二、三籌時都必須報告各股的工作進度，各組長需開出各組的器材清單，交給總務長，而總務長必須統合整理所有器材清單以利器材組管理。生輔長需開出本次活動學員及幹部每餐之菜單並於二籌報告，活動長需於流程公佈後開始著手演練團康、劇場、土風舞等工作，各組所有工作須於三籌前完成。
當每位幹部接下這個活動時，應要有一個觀念：「既然我接下這份職務，我就應該盡力去完成他，不管遇到任何困難都要去解決」，或許當你親自參予活動的籌劃時會遇到若干的困難，例如場地借不到、交通不便、經費不夠等等，這都是常遇到的困難，這時就需要靠各位幹部的頭腦，想辦法去解決，辦法是人想出來的，大不了換場地、追加預算，設立活動籌備人員也就是為了解決這些難題，最怕就是籌備到了一半遇到了挫折，一時無法解決而放棄了這個活動，記住，「不到最後關頭決不輕言放棄」。
■值星官的任務與注意事項
外型：
穿著整齊清潔，忌穿拖鞋、涼鞋或衣衫不整
值星帶右肩左斜，藍天在上，左手握穗
攜帶哨子、活動流程表、記事卡片，名牌、墨鏡並非必要東西
一般任務：
集合整隊
交接隊
宣達注意事項
上下課或前後活動之移交
維持活動秩序與安全
特殊任務：
坐陣營本部
控制活動時間與流程
掌握工昨人員與學員分佈
配合活動需要排列隊形（集合隊形或晚會隊形）
注意事項：
宣布事項紀錄在卡片上
說錯話或需要改變命令用〝更正〞
熟記活動流程與各工作人員的工作執掌、分佈
善用哨子掌控活動秩序
學員面前以值星官為主，注意工作人員是否察覺值星官的存在
與工作人員保持溝通、協調，維持值星官形象與整體感覺
如果要罵人，要注意：
想好說詞並言之有物
營隊中可以對輔為焦點
活動中不要把重點放在個人
避免因為開罵而使活動氣氛降低
■編後語
團康知識的累積除了本身不斷的努力增加經驗之外，就是要依靠學長姐的傳承，不論是在思想觀念上、活動技巧上或是經驗領導。今日編寫『營隊的規劃與管理』小冊，除了本身多年來的經驗所得，也參考了一些的相關書籍，並與社團近年的現況加以融合，希望能藉此縮短後進的學弟妹在活動方面的摸索，建立正確的知識與觀念，並且提供社內學長姐的經驗傳承之外，其他社團伙伴所累積相關的成果，使後進學弟妹在比較後能去蕪存菁更加成長。由於在編寫此冊時，個人的經驗與手邊的資料仍嫌不足，缺失、錯誤在所難免，希冀後進學弟妹在讀完此冊有更好的想法或蒐集到更新的資料時，能夠慎選後加入精彩的內容。讓其他的學弟妹能夠閱讀到更豐富、更正確的資料，而獲得到更多。也希望藉此拋磚引玉，使有豐富社團經驗的學長姐能夠寫出更多、更好的社團小冊，提供給後進學弟妹們參考。
■前言
營隊，說穿了是聚集一群人，一群工作人員和一群參與的伙伴，在有限的時間、經費與資源的情況下，能夠得到最大的滿足感與成就感，並藉由營隊活動的參與得到許多平日不易獲得的經驗、人際關係與知識。而要達到人人快樂、個個滿足的目的並不容易，所以就需要對營隊的內容加以規劃，使營隊的各項活動在有限的時間發揮最大的功能。而營隊不外包含了活動主要內容、經費的控制、人員的責任分配、參與對象的來源與數量、時間流程的安排、活動場地的規劃、各項資源物品的齊備....等等，所以，規劃一個營隊並不容易，而一個成功的營隊更是需要詳加的安排，尤其安全的考量是絕對不容忽視的課題。
■活動規劃之原則
確立營隊目的、主題、形式、特色、對象、日期、地點；
確定工作人員，有效的運用組織；
長期、充足的籌備時間；
工作人員要有應變方案，應付突發狀況；
場地、單位、機關的勘查、接洽、聯絡與配合；
有效、具特色的宣傳及招生；
人員安全及責任歸屬；
盡量創新，多嘗試；
■營隊活動的三大階段
籌備階段：營隊企畫、責任分配、活動演練、場地勘查與接洽、器材租借、長官或講師之聯絡、宣傳與招生等；
執行階段：活動帶領與企畫執行；
檢討階段：事後檢討、致感謝函、器材的清理與歸還、資料整理、經費結算、製作活動記錄；
■營隊籌備與執行之責任分組
活動中的編組不同於社團中之編組，通常每次活動之編組都有不同，主要目的除了讓每位幹部在各個活動中，能學習本身社團職務以外的技能與經驗之外，也不外乎要讓營隊的每項工作均能有人負責，不致發生有事情卻沒人做的情形。所以，相對的營隊活動中的各項職務與工作，每位幹部都會有機會擔任與學習。以下所列之組別分配與各項執掌，可依工作團隊之習慣與人數加以彈性變化，或於營隊執行期間加以重新任務編組，但營隊中的各項工作均不脫離下列所述各項，不論如何編組、變化，務必要使各項工作均有人負責，每個人也都有其固定負責的工作項目。
〔活動所需組別〕
執行長、值星官、活動組（長）、總務組（長）、生輔組（長）、美工組（長），並依情況所需設機動組。
〔特殊編組〕
先鋒探勘人員，其中必須包含：
執行長、活動長(活動組)、或公關組等，其成員由幹部群中選出。並在二籌前完成場地接洽、探勘，並在二籌時提出探勘報告。
△總召集人（總召、執行長）：
營隊總負責人，統籌、策劃各項營隊事物與活動；
掌握營隊籌備進度，負責協調、監督各組工作；
主持場堪、籌備會議、會報、檢討會；
活動宣傳策略之擬定與執行；
整個活動流程之設計、活動方向的確立、課程的安排；
△活動組：
整體活動之設計與單元活動之執行，活動期間氣氛之掌握；
活動長負責籌備期間主持各項活動會報與排演；
△生輔組：
負責活動中小隊之帶領，並掌握學員的情緒反應及建議；
學員之保險與醫療，注意學員活動之安全；
急救藥品之準備、學員緊急狀況之處理；
報名簡章（表）、收據、學員名冊之製作；
學員報名手續、意外險之辦理；
擬定各餐菜單，並聯絡菜商負責運送，解決所有有關食物之問題；
△值星官：
營隊籌備期間屬於生輔組；
活動期間確實掌握人員人數及動向；
掌控活動時間、流程及活動中各單位人員之安全；
隨時向執行長（總召）報告人員動向與營隊狀況；
△公關組：
負責聯絡與安排各項課程之授課講師；
師長、學長姐之聯絡活動、公關信（邀請）函、之製作與寄發；
活動現場師長、講師與學長姐之招待工作；
活動期間之各項命令、決策、緊急事件之聯絡、協調；
活動場地、交通工具之接洽或租賃；
△總務組：
整合營隊所需之各項經費、器材、教具、海報之清單；
營隊各項器材之清點、購買、保養、發放、租賃；
活動場地之建設、場地電源、器材、海報、教具之準備；
營隊活動經費之預估、申請、收取、支付，並製作活動經費收支記錄表；
△美工組：
籌備期間各類海報、教具、活動手冊、學員手冊、所有人員名牌之製作；
活動期間視情況編入其他組；
■活動場地的勘查要點
活動是否能夠順利舉辦，事前場地的勘查是相當重要的，如果能夠尋得恰當的場地，並且熟悉場地的環境，如此在活動的過程中運用起來將會事半功倍。而以下所列的勘查要點，可根據各個活動場地的特性加以斟酌考量。但不論如何，瞭解場地、熟悉場地將是活動成敗的重要因素。
—確定場地管理單位、管理人員、事故聯絡方式、場地使用規則
—索取或繪製活動場地、周邊道路、鄰近醫療單位平面圖
—場地租用計價方式是否合理
—場地周邊交通便利性、路況、特殊景點
—活動期間場地租用情形、鄰近場地租用單位與使用情形
—有無特殊、危險區域、活動場地之安全性
—炊事區是否有充足的水源
—營地排水是否良好、地面是否平整
—營火場夠不夠大、有無提供營火柴
—有無室內場地、位置、租借方式、容量、供電情形
—醫療設施或器具、最近的醫療診所地址、電話、負責人
—營本部、營地入口、活動場地、廁所或浴室相對位置
—場地所有水源、電源、燈光、飲水設備位置
—管理單位是否有特殊事項需要注意或配合
—有無供應部、臨時採購便利性、供應用品種類是否豐富
—氣候變化如何、日夜溫差多少
—盥洗熱水供應情形、設備如何、數量是否符合需求
■流程設計流程的技巧
—了解活動主題、性質、參加對象、人數等
—確定時間、活動天數、幹部名單
—先擬出大概的骨架、重點教學內容、活動、目標與特色，再排出大概流程
—流程表上必須注明時間、名稱、負責人、器材、主要工作、地點、備註等
—動態、靜態的活動要錯開，尤其教學課程不要排在劇烈活動之後，否則會大大降低課程效果，影響教學品質
—以小型團康或遊戲來連接課程，如此可紓解緊張氣氛，增加學員參予度
—時間的排定要妥當，估計時間要準確，活動中要照流程所排定的時間執行，否則流程排了根本沒用
—人員的運用與排定要注意，不要同一時段內指派一個人做一件以上的工作
—站在學員的角度替他們想一想，這流程適不適合？節目會不會太緊？休息時間夠不夠？等等問題
—整個活動所有的工作最好能平均分配給每個幹部，不要讓某些人負荷太重，也不要使有些人遊手好閒沒有事做
—每個時段中事情要交代清楚，盡量不要讓人產生疑惑
—充份與其他幹部溝通、討論，不要獨自一人把流程排定，否則流程公佈後會修改的很多
—考慮每個人的能力、職務、專長排給工作
—休息時間不要太長，不要有冷場
—活動期間可排定一些競賽，如生活競賽、幹部票選等，並在結業式時宣布其結果，讓學員有競爭心理，如此較好管理。
—多請教有經驗的人，多參考別人的意見
■活動籌辦流程
社團營隊活動必須在活動日期前一個月以上展開規劃與籌備的工作，在每個活動前必須開三次以上的籌備會，視情況而增加，但最好不要超過五次。在活動出發之前必須由執行長或其相關幹部召開行前會議。在籌備期間也由各組組長（如：活動長、公關長．．．）召開小組會議，以減少開籌備會的時間。在活動結束後，執行長必須召開檢討會，並確實督導各項活動善後工作。
△活動流程圖
（見附錄一）
△會議內容
總籌備會：
〔形式〕
由執行長召開，全部幹部一率參予。
〔會議大綱〕
討論活動目標、形式、天數、時間、地點與預期達到的效果。
確定活動工作人員與人數。
活動大概內容與方向。
執行長報告一籌之前所應完成事項：
執行長：製作活動企畫書與時程表、確定工作人員名單與任務編組
第一次籌備會：
〔形式〕
由執行長召開，全部幹部一率參予。
〔會議大綱〕
執行長完成企畫書發給幹部並報告人員之編制，及幹部總人數。
討論內容必須確定：活動名稱、宗旨、日期、天數、地點、對象、活動性質，預估招收學員人數及活動費用。
執行長提出招生之行動
執行長報告活動時程表與二籌之前所應完成事項：
活動組：初步流程、場地的勘察及接洽
美工組：宣傳海報及宣傳報名單、學員手冊之初稿
總務組：基本器材清單、經費預估、器材接洽及交通問題
第二次籌備會：
〔形式〕
由執行長召開，各組組長必須參加，其他人員也要出席。
〔會議大綱〕
各組組長提出工作進度及決定事項之報告。
再次確定活動時間、地點、人數及活動費用。
執行長報告招生狀況。
討論初步流程。
執行長報告三籌之前所應完成事項：
活動組：細步流程、企畫雨天備案
美工組：學員手冊、名牌、教具及活動所需之海報
總務組：所有之器材清單、工作流程
生輔組：各餐之菜單
第三次籌備會：
〔形式〕
由執行長召開，參加此活動之幹部必須出席。
〔會議大綱〕
各組組長提出工作及決定事項之報告
確定活動參與人數，開出學員、幹部名單
解決突發狀況，如場地、器材、天候等問題
討論細步流程，做最後修改
選出先先鋒駐站人員
辦理旅遊平安保險
決定行前會議時間、地點
活動排練，劇場排演
器材、海報、教具等清點
行前會議：
〔形式〕
由執行長召開，參加此活動之幹部必須出席。
〔會議大綱〕
解決突發狀況
清點、準備活動器材
派遣先鋒註站
提醒活動注意相關事項、要求目標與工作人員守則
活動檢討會：
〔形式〕
由執行長召開，參加此活動之幹部必須出席。
〔會議大綱〕
按照流程各組提出此次活動所有的缺失，注意！對事不對人提出改進方針
結算活動經費
製作感謝函感謝協助單位或人員
■活動的籌備與執行
活動的發起
當團體或個人有意念要舉辦活動之時，由發起人做初步的資料蒐集，判定活動舉辦目的、性質、對象、大概時間、經費等，也就是活動的最初計畫，並衡量自己或團體的能力是否籌辦活動，開始尋找適當幹部人選及籌備人員。
資料蒐集
舉辦一個活動所牽涉到的因素非常多，例如：交通、地點、經費、飲食等等，這些資訊（料）的蒐集並非一人、一時、一地所能完成，這都必須靠所有幹部的努力及之前學長姐所留下來的資料蒐集而來，所以每位幹部都應隨時注意一些旅遊資訊，在日常生活中注意哪裡有適合辦活動的場地，到了某一個地區遊玩時，隨手蒐集當地的旅遊資訊，例如簡介、平面圖、交通時刻表、管理處、地址、電話、住宿條件、飲食等，並將其併入社團資料，以供往後舉辦活動之參考，而當活動要舉辦時，更需蒐集有關這次活動之資料，並派遣人員至活動地點做勘查，勘查活動需於二籌前完成，勘查人員最好包含流程設計人，以便利流程之設計。
活動籌備人員
當開完一籌後所選出之幹部即為活動之籌備人員，且通常也為活動之執行人員。在開第一次籌備會時投票表決選出執行長、活動長、總務長、生輔長、值星官及各組組長及組員，並由執行長宣布及分配其責任、工作、工作進度等事項，開始針對各組職務討論，執行長也需確定主要流程設計人及場地接洽人員，先鋒駐站人員則於三籌後確定。每位幹部在活動的每個階段都必須自行定工作進度表，訂定自己所要完成的工作時間、日期以及蒐集相關資料，在二、三籌時都必須報告各股的工作進度，各組長需開出各組的器材清單，交給總務長，而總務長必須統合整理所有器材清單以利器材組管理。生輔長需開出本次活動學員及幹部每餐之菜單並於二籌報告，活動長需於流程公佈後開始著手演練團康、劇場、土風舞等工作，各組所有工作須於三籌前完成。
當每位幹部接下這個活動時，應要有一個觀念：「既然我接下這份職務，我就應該盡力去完成他，不管遇到任何困難都要去解決」，或許當你親自參予活動的籌劃時會遇到若干的困難，例如場地借不到、交通不便、經費不夠等等，這都是常遇到的困難，這時就需要靠各位幹部的頭腦，想辦法去解決，辦法是人想出來的，大不了換場地、追加預算，設立活動籌備人員也就是為了解決這些難題，最怕就是籌備到了一半遇到了挫折，一時無法解決而放棄了這個活動，記住，「不到最後關頭決不輕言放棄」。
■值星官的任務與注意事項
外型：
穿著整齊清潔，忌穿拖鞋、涼鞋或衣衫不整
值星帶右肩左斜，藍天在上，左手握穗
攜帶哨子、活動流程表、記事卡片，名牌、墨鏡並非必要東西
一般任務：
集合整隊
交接隊
宣達注意事項
上下課或前後活動之移交
維持活動秩序與安全
特殊任務：
坐陣營本部
控制活動時間與流程
掌握工昨人員與學員分佈
配合活動需要排列隊形（集合隊形或晚會隊形）
注意事項：
宣布事項紀錄在卡片上
說錯話或需要改變命令用〝更正〞
熟記活動流程與各工作人員的工作執掌、分佈
善用哨子掌控活動秩序
學員面前以值星官為主，注意工作人員是否察覺值星官的存在
與工作人員保持溝通、協調，維持值星官形象與整體感覺
如果要罵人，要注意：
想好說詞並言之有物
營隊中可以對輔為焦點
活動中不要把重點放在個人
避免因為開罵而使活動氣氛降低
■編後語
團康知識的累積除了本身不斷的努力增加經驗之外，就是要依靠學長姐的傳承，不論是在思想觀念上、活動技巧上或是經驗領導。今日編寫『營隊的規劃與管理』小冊，除了本身多年來的經驗所得，也參考了一些的相關書籍，並與社團近年的現況加以融合，希望能藉此縮短後進的學弟妹在活動方面的摸索，建立正確的知識與觀念，並且提供社內學長姐的經驗傳承之外，其他社團伙伴所累積相關的成果，使後進學弟妹在比較後能去蕪存菁更加成長。由於在編寫此冊時，個人的經驗與手邊的資料仍嫌不足，缺失、錯誤在所難免，希冀後進學弟妹在讀完此冊有更好的想法或蒐集到更新的資料時，能夠慎選後加入精彩的內容。讓其他的學弟妹能夠閱讀到更豐富、更正確的資料，而獲得到更多。也希望藉此拋磚引玉，使有豐富社團經驗的學長姐能夠寫出更多、更好的社團小冊，提供給後進學弟妹們參考。
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